Hulp bij het invoeren van een evenement

Instructies nieuw invoerformulier (beta versie)

Via het vernieuwde invoerformulier van UiTdatabank kan je snel en eenvoudig een evenement toevoegen. Je kan naar het invoerformulier gaan door op invoeren te klikken in de linker menubalk, of door op het dashboard te klikken op de knop evenement toevoegen.

Het invoerformulier is opgebouwd uit 6 stappen, die één voor één verschijnen naarmate je informatie toevoegt. De eerste 5 stappen zijn verplicht, in de laatste en zesde stap kan je extra informatie toevoegen om ervoor te zorgen dat geïnteresseerde bezoekers van je evenement of activiteit alle nodige informatie hebben.

 

We leggen hieronder uit hoe je in elke stap vlot informatie toevoegt. 

 

Stap 1: wat wil je toevoegen? 

In de eerste stap geef je aan wat je wilt toevoegen: een evenement of een locatie.

• Wanneer je in het dashboard koos voor evenement toevoegen, dan is deze stap al voor jou ingevuld. 
• Belandde je via de linker menubalk op het invoerformulier? Dan moet je hier nog aanduiden dat je een evenement wilt toevoegen.

Eens je koos voor evenement, zal stap 2 automatisch verschijnen.

 

Stap 2: wat voor soort evenement wil je toevoegen? 

In deze stap kan je kiezen wat voor soort evenement ("type") je wilt toevoegen. Door een juist type te selecteren zorg je ervoor dat:

• geïnteresseerde bezoekers op UiTinVlaanderen en andere online UiTagenda's gemakkelijk je activiteit kunnen vinden
• je activiteit gepubliceerd wordt in de verschillende online UiT-agenda's die gebruik maken van de UiTdatabank. Kies je hier bijvoorbeeld voor "concert", dan zal je activiteit verschijnen op tal van online concertagenda's.

Na het kiezen van een type kan je aan de hand van een thema nog verder verfijnen wat voor soort evenement je wilt toevoegen.

Na het kiezen van het type "concert" kan je kiezen tussen aantal muziekgenres.

 

Stap 3: wanneer vindt dit evenement of deze activiteit plaats? 

In de derde stap geef je aan wanneer je evenement plaatsvindt. Hier kan je ervoor kiezen tussen 2 mogelijkheden:

• één of meerdere dagen
• vaste dagen per week

We lichten hieronder toe welke optie past bij welk evenement.

 

👉 Je evenement gaat door op één dag

• Kies voor één of meerdere dagen. 
• Geef bij start de startdatum in.
  Je einddatum zal automatisch op dezelfde dag gezet worden. Je kan de datum selecteren via de kalenderknop of door de datum zelf in te typen (in het formaat DD/MM/JJJJ)
• Vervolgens kies je het begin -en einduur van je activiteit. Je kan dit doen op 2 manier doen: 
  • door het uur te selecteren via het dropdown menu. De uren in dit menu werken met een interval van 15 minuten
  • door het uur handmatig in te typen (bv. 20:12)

 

👉 Je evenement gaat door op meerdere dagen

• Kies voor één of meerdere dagen. 
• Je voegt voor elke dag dat je evenement doorgaat een nieuwe lijn toe via de knop dag toevoegen
• Je kan bij start de startdatum ingeven voor elke dag dat het evenement doorgaat.
  Je einddatum zal automatisch op dezelfde dag gezet worden. Je kan de datum selecteren via de kalenderknop of door de datum zelf in te typen (in het formaat DD/MM/JJJJ)
• Vervolgens kies je het begin -en einduur van elke dag. Je kan dit doen op 2 manier doen: 
  • door het uur te selecteren via het dropdown menu. De uren in dit menu werken met een interval van 15 minuten
  • door het uur handmatig in te typen (bv. 20:12)

Voorbeeld van de ingegeven uren voor een festival dat plaatsvindt van 29/06 tot 03/07/2023 en telkens overdag begint en 's nachts eindigt.

 

👉 Je evenement gaat door op vaste dagen per week 

• Kies voor vaste dagen per week
• Je kan bij start de startdatum ingeven voor elke dag dat het evenement doorgaat.
  Je einddatum zal automatisch op dezelfde dag gezet worden maar kan je vervolgens nog aanpassen. Je kan de startdag selecteren via de kalenderknop of zelf typen (in het formaat DD/MM/JJJJ)
• Via de knop openingsuren toevoegen kan je vervolgens specifiëren op welke dagen van de week en op welke tijdstippen je evenement of activiteit plaatsvindt

Voorbeeld van de ingegeven datum en openingsuren voor een cursus die elke dinsdag, donderdag en zaterdag plaatsvindt voor de periode van 02/03/2023 tot en met 02/06/2023.

👉 Je evenement gaat permanent door

• Kies voor vaste dagen per week 
• Vervolgens selecteer je permanent
• Via de knop openingsuren toevoegen kan je vervolgens specifiëren op welke dagen van de week en op welke tijdstippen je evenement of activiteit plaatsvindt

 

Stap 4: waar vindt dit evenement of deze activiteit plaats?

In deze stap geef je aan waar je activiteit doorgaat. Je kan kiezen voor een fysieke of online locatie voor je evenement.

 

👉 Je evenement gaat op een fysiek locatie door

• Typ in het veld onder Gemeente de naam of postcode in van de gemeente waar je evenement doorgaat. Er zullen een aantal suggesties verschijnen waaruit je de juiste gemeente kan selecteren:

• Vervolgens typ je de naam van de locatie van het evenement in. Er wordt eerst gezocht doorheen bestaande locaties. Veel kans dat je locatie al bestaat en dat je dus een bestaande locatie kan selecteren. Enkel wanneer je locatie nog niet bestaat kan je een nieuwe aanmaken.

 

👉 Je evenement gaat uitsluitend online door

Wanneer je evenement of activiteit uitsluitend online doorgaat (bijvoorbeeld een webinar of virtuele tour) dan moet je geen fysieke locatie ingeven. Het ingeven van een online evenement gaat als volgt:

• Schuif de balk naast online naar rechts
• Vervolgens kan je een deelnamelink toevoegen. Dit is de link waar mensen kunnen deelnemen aan je evenement. Wil je de deelnamelink niet publiek delen? Dan kan je deze stap overslaan en deelname-instructies toevoegen aan je beschrijving in stap 5.

 

👉 Je evenement vindt op een fysieke locatie buiten België plaats

Je kan ook een evenement toevoegen met locatie in Nederland of Duitsland:

💡Let wel: evenementen buiten Vlaanderen en Brussel worden niet gepubliceerd op UiTinVlaanderen. Organiseer je met je vereniging een uitstap naar Duitsland of Nederland? Dan raden we aan om als locatie voor je activiteit de opstapplaats in Vlaanderen in te geven.

 

Stap 5: Basisgegevens

Bij de basisgegevens geef je de naam van je evenement op en de leeftijdscategorie

• Voor de naam van je evenement gebruik je een sprekende titel.
  💡 Let erop dat je informatie zoals prijs en leeftijd niet in de titel zet. Deze informatie kan je in andere velden invoeren. Als titel kan je de naam van de uitvoerder of de voorstelling vermelden, zoals bijvoorbeeld ‘NTGent - De Asielzoeker’ of ‘Clouseau’.
• Bij leeftijd kan je een geschikte leeftijdsgroep kiezen, of een eigen minimum en/of maximumleeftijd ingeven via de knop andere.
  💡 Evenementen voor kinderen tot 12 jaar krijgen een Vlieg-logo en verschijnen op UiTmetVlieg en andere online agenda's voor kinderen.

Na deze stap klik je opslaan. Je activiteit zal dan opgeslagen worden als kladversie. Je kan later nog beslissen of je deze activiteit meteen of later wilt publiceren op UiTinVlaanderen en andere online agenda's.

 

Stap 6: Zorg dat je publiek geen informatie mist

In stap 6 kan je tal van extra informatie kwijt. Deze velden zijn niet verplicht, maar we raden je wel aan je evenement zo rijk mogelijk aan te vullen, zodat het aantrekkelijk is voor potentiële bezoekers. Hoe beter je evenement is ingevoerd, hoe groter het publiek is dat je zal bereiken.

💡Vanaf deze stap zie je rechts onderaan ook een score verschijnen. Met deze score geven we je een idee hoe volledig je evenement is. Hoe meer informatie je toevoegt, hoe hoger je score. 

 

Stap 6 is opgedeeld in verschillende tabbladen. De informatie die je toevoegt wordt steeds automatisch opgeslagen. We overlopen hieronder de verschillende tabbladen van links naar rechts.

 

Beschrijving

• Geef hier een wervende en enthousiasmerende beschrijving van je evenement. Zorg ervoor dat mensen goesting krijgen in je evenement. Zorg ervoor dat je beschrijving 200 tekens bevat, maar houd je beschrijving bondig. Meer tips over het schrijven van een goede beschrijving vind je hier.
• Praktische informatie zoals prijs, contactgegevens en andere voeg je hier niet toe, die kan je in andere velden kwijt 

 

Media

In dit tabblad kan je afbeeldingen en videolinks toevoegen aan je evenement

• Afbeeldingen: je kan één of meerdere afbeelding toevoegen. Klik hiervoor op Afbeelding toevoegen. Vervolgens klik je op Kies bestand of sleep je je afbeelding naar het venster. Vermeld steeds het copyright van je foto!
  💡Je afbeelding kan maximum 20 MB groot zijn en is een .jpeg, .gif of .png-bestand.
• Video: je kan één of meerdere videolinks toevoegen. De videolink moet van YouTube of Vimeo zijn.

 

Prijzen

Hier kan je één of meerdere prijzen kwijt:

• Het basistarief
• Daarnaast kan je zelf extra prijzen toevoegen met een eigen gekozen tariefnaam (zoals 'senioren', 'kinderen', 'voorverkoop')

💡Wanneer je een evenement voor UiTPAS invoert wordt het UiTPAS kansentarief automatisch berekend. Dit hoef je dus niet zelf toe te voegen!

 

Organisatie

Selecteer de organisatie achter het evenement of de organisator van de activiteit.

We hebben hier organisaties waarvoor je eerder al invoerde voor je klaargezet, zodat je ze gemakkelijk met één klik toevoegt aan je activiteit:

Voer je de eerste keer in of wil je een andere organisatie toevoegen? Klik dan op Organisatie toevoegen. Vervolgens typ je de naam van de organisatie van het evenement in. Er wordt eerst gezocht doorheen bestaande organisaties. Veel kans dat je organisatie al bestaat en dat je dus een bestaande organisatie kan selecteren! Enkel wanneer je organisatie nog niet bestaat kan je een nieuwe aanmaken.

 

Contact

Voeg hier toe hoe geïnteresseerde bezoekers met jou contact kunnen opnemen. Je kan hier één of meerdere telefoonnummers, websites en/of e-mailadressen kwijt.

💡Zorg ervoor dat je hier enkel contactgegevens achterlaat, je ticketing of reservatieinformatie kan je kwijt in het tabblad reservatie.

 

Reservatie

Voeg hier toe hoe geïnteresseerde bezoekers een ticket kunnen kopen of plaatsje kunnen reserveren voor je activiteit. Je kan maximum één e-mailadres, telefoonnummer en website toevoegen.

Wanneer je een website (ticketing of reservatielink) toevoegt toevoegt kan je ook kiezen hoe deze moet verschijnen.

Tot slot kan je een reservatieperiode ingeven, dit is de periode dat je reservatielink getoond zal worden op UiTinVlaanderen en andere online UiTagenda's.

 

Toegang

Voeg hier toe voor welk publiek je evenement toegankelijk is. Er zijn 3 mogelijke opties:

• Voor iedereen. Dit is de standaardoptie en zorgt ervoor dat je evenement gepubliceerd wordt op UiTinVlaanderen en onze andere online UiTagenda's. 
• Enkel voor leden: je evenement zal niet op UiTinVlaanderen verschijnen
• Specifiek voor scholen: je evenement is naar scholen gericht en wil je enkel en alleen publiceren op Cultuurkuur? 

 

Publiceren

Je hebt twee opties om je evenement te publiceren. Doe je dit niet, dan verschijnt je evenement niet op UiTinVlaanderen en andere online agenda's.

1. Meteen publiceren: je evenement verschijnt onmiddellijk op UiTinVlaanderen. 
2. Later publiceren: Hier kan je een datum kiezen waarop je activiteit gepubliceerd mag worden op UiTinVlaanderen en andere agenda's. Je kan deze datum later altijd aanpassen.

 

Instructies oud invoerformulier

Stap 1: Wat

Je kiest één type dat het best bij je item past. Afhankelijk van het type dat je kiest, kan je een verfijning van het type aanduiden.

Stap 2:Wanneer

Je kan kiezen tussen ‘één of meerdere dagen’, of ‘vaste dagen per week’. Voor activiteiten die wekelijks, gedurende een vaste periode of altijd plaatsvinden, klik je op ‘vaste dagen per week’. Voor permanent aanbod, verwijder je het vinkje voor ‘start- en einddatum’. Als je gekozen hebt voor een locatie, kan je alleen openingsuren invoeren zonder begin- en einddatum.

Stap 3: Waar

Zoek je locatie op door een postcode of gemeente in te voeren. Daarna typ je in het volgende veld de eerste letters van de plaats waar je evenement plaatsvindt. Selecteer de juiste locatie in de lijst. Vind je jouw locatie niet terug? Klik op ‘Locatie toevoegen’ en vul de adresgegevens aan.

Stap 4: Titel van je evenement en Leeftijd

Let erop dat je informatie zoals prijs en leeftijd niet in de titel zet. Deze informatie kan je in andere velden invoeren. Als titel kan je de naam van de uitvoerder of de voorstelling vermelden, zoals bijvoorbeeld ‘NTGent - De Asielzoeker’ of ‘Clouseau’.

Leeftijd Hier kan je de leeftijdscategorie aanduiden. Bij "Andere" kan je zelf een minimumleeftijd en/of maximumleeftijd invullen. Evenementen voor kinderen tot 12 jaar krijgen een vlieglogo, en verschijnen op UiTinVlaanderen.be/vlieg en in andere agenda’s voor kinderen. 

Stap 5: Bijkomende informatie

Onderstaande velden zijn niet verplicht, maar worden wel aangeraden om zo je evenement aantrekkelijker te maken voor geïnteresseerden. Hoe beter je event is ingevoerd, hoe vaker het zal verschijnen.

Beschrijving Beschrijf je evenement. Praktische informatie hoeft hier niet in te staan, die kan je in andere velden kwijt.

Organisatie Vul minstens de eerste drie letters van je organisatie in. Klik op de juiste naam als je organisatie in de lijst verschijnt. Verschijnt je organisatie niet? Dan klik je op ‘Nieuwe organisator toevoegen’ en vul je de gevraagde gegevens aan.

Afbeelding Voeg één of meerdere afbeeldingen naar keuze toe. Klik op ‘Kies een foto’ en zoek de foto op je computer. De afbeelding mag maximum 5 MB groot zijn en is een .jpeg, .gif of .png-bestand. Vermeld steeds het copyright van je foto!

Prijs Vul het basistarief in van je evenement. Extra prijzen kan je ook toevoegen met een zelf gekozen tariefnaam, zoals ‘senioren’, ‘kinderen’, ...

Reservatie & contact Voeg hier toe hoe geïnteresseerden contact kunnen opnemen met je organisatie. Duid aan of ze hier terecht kunnen voor het reserveren van een plaats.

Toegang Voeg hier toe voor welk publiek je evenement toegankelijk is. Standaard staat hier ‘voor iedereen’ aangeduid en zal in 95% van de gevallen van toepassing zijn voor jouw evenement. Enkel evenementen op Cultuurkuur en UiTPAS-evenementen maken gebruik van de andere opties.

Stap 6: publicatie

Je hebt twee opties om je evenement te publiceren. Doe je dit niet, dan verschijnt je evenement niet op onze kanalen en zullen gebruikers je evenement niet te zien krijgen. 

1. ‘Meteen publiceren’: je evenement verschijnt onmiddellijk op UiTinVlaanderen. 
2. ‘Later publiceren’: Hier kan je een datum kiezen waarop je activiteit gepubliceerd mag worden op de output-kanalen. Je ziet dit ook in het overzicht van je activiteiten met een melding 'online vanaf (datum)'. Eens je een datum ingesteld hebt en geklikt hebt op 'later publiceren', kan je de publicatie- of embargodatum niet meer wijzigen. 

Een handleiding over hoe je evenementen invoert in de UiTdatabank vind je hier: https://documentatie.uitdatabank.be/files/udb-handleiding.pdf.